Tämä on Equestrian Martial Arts ry:n (”Yhdistys”) jäsen-, tiedotus- ja tapahtumanjärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).
1. Rekisterinpitäjä
Equestrian Martial Arts Club ry Isokyrö
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevissa asioissa voi ottaa yhteyttä jäsensihteeriin, puheenjohtajaan tai rahastonhoitajaan. Yhteystiedot löytyvät yhdistyksen nettisivuilta.
3. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden, osallistujien sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta, markkinointia ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tilastoja kerätään esim. avustusten hakua varten. Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin kerätään yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:
– Lähiosoite
– Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Jäsenyystiedot (jäsenmaksutiedot, jäsenyyden alku, jäsenyyden päättyminen, jäsenyyden tila)
– Alaikäisten osalta huoltajan täydellinen nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Syntymävuosi junioreilta
– Muut mahdolliset jäsenen antamat tiedot
Tapahtumien osallistujista voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:
– Nimi
– Syntymäaika/vuosi
– Yhteystiedot esim. sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Edustettu seura
– Tapahtumakohtaiset tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kirjattavat tiedot kerätään henkilöltä itseltään tai tämän huoltajalta, tai niitä voidaan kerätä osana yhdistyksen tavanomaista toimintaa.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Yhdistys voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Jäsentiedot luovutetaan Suomen Ratsastusjousiampujain Liitolle (”SRJL”) liiton jäsenyyden vahvistamiseksi sekä mahdolliset kilpailutulokset ja rankingtulokset SRJL:lle sekä International Horseback Archery Associationille (”IHAA”).
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
● Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
● Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
● Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Yhdistys käyttää virallisessa yhdistystoiminnassa, esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpito, Google Drive-palvelua ja sen tarjoamia lomakkeita. Tiedotus tapahtuu verkkosivujen lisäksi pääosin Facebookin palveluiden kautta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika
Rekistereitä ylläpidetään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille. Yhdistyksen jäsenen erottua yhdistyksestä, hänen tietonsa poistetaan jäsenrekisteristä 1 kuukauden sisällä.
10. Rekisteröityneen jäsenen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallennetut tiedot, vaatia virheellisen tiedon korjaus ja kieltää suoramarkkinointi
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen.
Versio 1.01 on ensimmäinen tietosuojaseloste, luotu 21.3.2019 ja hyväksytty hallituksen toimesta 03.04.2019.